Frutificai #02: Como fazer triagem de prioridades
A vida entre o zelo e a finitude
*Todas as imagens desta edição foram geradas com a inteligência artificial Dall-E.
Você já sabe que, em uma longa lista de tarefas, deve buscar o que é prioritário e atacar esses itens. Mas e quando tudo parece prioridade?
Aplicativos de tarefas costumam usar uma escala que distribui o grau de importância da tarefa de 1 a 3. Em tese, isso nos ajuda a saber o que é mais importante a ser feito. Não significa, porém, que temos um recurso para saber o que tem mais valor. Em vez disso, com frequência, definimos a ordem das tarefas de acordo com a pressão que está sobre nós:
🔥 - um pouco de desespero;
🔥🔥 - desespero;
🔥🔥🔥 - muito desespero.
O desespero varia segundo dois fatores: de um lado, temos de lidar com a escassez do tempo; de outro, as tarefas se multiplicam sem ter notícia de nossa finitude. Ferramentas como Tasks e Todoist tentam operar nesse espaço com a promessa de ordenar a confusão que resulta dessas duas pressões.
Mas, como Derek Thompson observa em uma artigo muito perspicaz pelo The Atlantic, novas tecnologias não eliminam tarefas simplesmente — elas as eliminam ao mesmo tempo em que criam novas demandas. Como consequência, novas tecnologias sempre abrirão a porta para mais trabalho onde pouparam outro esforço.
É por isso que gerenciamento de tempo tem menos a ver com as ferramentas a utilizar do que com a capacidade de fazer escolhas. As escolhas, por sua vez, tem a ver com expectativas e com nossa percepção sobre o sentido de nossas tarefas.
No Frutificai, entendemos que, como parte do mandato cultural (Gênesis 1.28) somos mordomos da Criação divina, de modo que nossas expectativas com relação a nossas tarefas devem ser igualmente impactadas por zelo e pela consciência de nossa finitude.
Quando nos enxergamos como cumpridores de tarefas apenas, minimizamos o impacto que outras áreas da vida tem sobre nosso trabalho. Além disso, quando o tempo do meu trabalho é o meu tempo, ter de compartilhar tarefas com outras pessoas pode se tornar fonte de angústia.
Em vez disso, somos chamados por Deus a participar do tempo como parte da criação divina. Somos mordomos, mas nossa identidade não é conquistada por nossa performance; nossa identidade é, antes, recebida graciosamente da parte de Deus ao sermos adotados por ele. O tempo é um recurso a administrar, mas não o gerenciamos como se tudo dependesse de nós. Com efeito, gerenciamos melhor o tempo quando entendemos nossa posição finita em relação a outras criaturas finitas e em relação ao Deus infinito.
Um modelo que tem sido útil para mim é a tríade do tempo proposta por Christian Barbosa. A tríade distribui as tarefas em três níveis:
importante;
urgente;
circunstancial.
Um dos princípios para a atribuição correta da prioridade de uma tarefa é que não há intersecção de níveis. Se uma tarefa é importante para nosso propósito, por definição, ela é de longo prazo. Em uma agenda ideal, ela deveria ocupar a maior parte de nosso tempo ao longo do dia. Tarefas urgentes incluem aqueles esforços de longo prazo que deixamos de fazer antes. Aqui também se contam aquelas atividades inesperadas que não temos como delegar ou deixar para depois. Por fim, uma tarefa é circunstancial quando ela não é necessária mas deve ser feita por conveniência. Pode ser uma visita ou ligação inesperada, algo que tem de aceitar contra sua vontade ou aquela aba do navegador que tem sido o motor de sua procrastinação.
O circunstancial tem muito aver com a percepção de cada um e, com frequência, pode ser algo importante para outra pessoa. Em geral, esse tipo de tempo pode ser economizado ao delegar a tarefa, caso seja importante mas não precise ser feita por você, ou simplesmente dizendo “não”. Aqui também estão as distrações de redes sociais e de outros tipos, que podem ter seu lugar para ajudar a espairecer a mente ao longo do dia, mas que devem ocupar a menor fração entre importante-urgente-circunstancial. Equilibrar cada prioridade é importante, mas, aqui, “equilíbrio” não significa igual medida para tudo: é a proporção adequada à natureza da tarefa à luz do seu propósito.
O ponto de atenção é que o conceito-chave por trás da tríade do tempo é a capacidade de fazer escolhas. A gestão de tempo não é passível de ser teceirizada a um app. Você pode usar um pedaço de papel, um aplicativo poderoso ou manter tudo em mente; mas você não pode abrir mão de ter de escolher. Com frequência, essa escolha passa pelo nosso encontro com o próprio fracasso do que devia ter feito antes. Ao começar a fazer a triagem, você pode descobrir que tem passado mais tempo apagando fogo (cumprindo tarefas urgentes) do que trabalhado para construir algo (tarefas importantes). Ou, talvez, você esteja simplesmente perdendo tempo (tarefas circunstanciais).
Monte um plano de ação para chegar a um equilíbrio mais próximo de um modelo em que passe mais da metade do seu tempo fazendo o que é importante. Qual é a tarefa importante que você pode começar a fazer agora enquanto resolve parte das tarefas urgentes?
Abner Arrais
Frase da semana
Este espaço de tempo que nos foi dado passa tão veloz e rapidamente que todos, salvo muito poucos, encontram o fim da vida justamente quando estavam ficando prontos para viver.(Sêneca, Sobre a brevidade da vida)